Правовой аудит сайта помогает выявить несоответствия до получения претензии, запроса контролирующего органа или жалобы пользователя. Проверка нужна не только интернет-магазинам и крупным сервисам. Даже небольшой корпоративный сайт может собирать персональные данные, использовать сторонние виджеты, публиковать фотографии, принимать заявки и направлять рекламные сообщения.

Аудит должен охватывать не только тексты документов. Необходимо проверить, как работают формы, куда передаются сведения, кто имеет доступ к заявкам и совпадает ли фактический процесс с информацией, опубликованной на сайте. Формально правильная политика не поможет, если данные обрабатываются иначе.

С чего начинать проверку

Сначала нужно определить владельца сайта и юридическое лицо, от имени которого ведется деятельность. На практике домен может быть зарегистрирован на физическое лицо, услуги оказывает компания, а реквизиты в подвале относятся к индивидуальному предпринимателю. Такие расхождения затрудняют работу с обращениями и создают вопросы у пользователей.

На первом этапе проверяют:

• кому принадлежит доменное имя;
• кто оплачивает хостинг и техническое сопровождение;
• какое лицо указано в реквизитах;
• кто принимает оплату;
• от чьего имени заключаются договоры;
• кто является оператором персональных данных;
• какие сотрудники управляют сайтом.

Если в проекте участвуют несколько организаций, их роли нужно разделить. Пользователь должен понимать, кто продает товар, кто оказывает услугу и кому он передает свои данные.

Какие страницы нужно посмотреть

Проверка только главной страницы не дает полной картины. Ошибки часто находятся в старых разделах, мобильной версии, карточках товаров и страницах, которые не видны в основном меню.

Нужно открыть разделы «О компании», «Контакты», «Оплата», «Доставка», «Возврат», «Реквизиты», «Политика конфиденциальности» и «Пользовательское соглашение». Для интернет-магазина дополнительно проверяются карточки товаров, корзина и этапы оформления заказа.

Особое внимание стоит уделить информации о цене, характеристиках товара, сроках выполнения работ и ограничениях услуги. Описание не должно вводить посетителя в заблуждение или противоречить условиям договора.

Также необходимо проверить архивные страницы и поддомены. Иногда на основном сайте документы уже обновлены, но старая версия продолжает открываться по прямому адресу или использоваться в рекламных кампаниях.

Проверка форм и персональных данных

Каждую форму нужно пройти как обычный пользователь. Следует проверить, какие поля обязательны, можно ли отправить данные без согласия и куда ведут ссылки рядом с кнопкой.

Особенно внимательно проверяются:

• форма обратного звонка;
• заявка на расчет стоимости;
• оформление заказа;
• регистрация личного кабинета;
• подписка на рассылку;
• онлайн-чат;
• отправка резюме;
• форма комментариев и отзывов.

Сайт не должен запрашивать сведения, которые не нужны для конкретной цели. Например, для заказа звонка обычно достаточно имени и телефона. Требование указать адрес проживания, дату рождения или паспортные данные может быть избыточным.

Чекбоксы согласия не должны быть отмечены заранее. Пользователь должен самостоятельно подтвердить свое решение. Текст рядом с формой должен ясно объяснять, на что он соглашается, а ссылка на документ — открываться и вести на актуальную версию.

Какие документы должны соответствовать сайту

Комплект документов зависит от функций ресурса. Для корпоративного сайта может быть достаточно политики обработки данных, согласий и реквизитов. Интернет-магазину дополнительно нужны условия продажи, оплаты, доставки и возврата.

Обычно проверяют:

• политику обработки персональных данных;
• согласие на обработку данных;
• согласие на рекламные сообщения;
• пользовательское соглашение;
• публичную оферту;
• правила оплаты и доставки;
• порядок возврата товара;
• реквизиты продавца или исполнителя;
• сведения об использовании файлов cookie.

Документы должны дополнять друг друга, а не противоречить. Если в оферте указан один срок доставки, а на отдельной странице другой, пользователь не понимает, какое условие действует. После изменения правил необходимо обновлять все связанные разделы.

Сторонние сервисы и передача информации

Современный сайт редко работает полностью самостоятельно. К нему подключаются CRM, аналитика, системы рассылки, онлайн-чаты, платежные сервисы, телефония и службы доставки. Каждый такой инструмент может получать сведения о посетителях.

Во время аудита нужно составить список всех подключений и установить:

• какие данные получает сервис;
• в какой момент начинается передача;
• для какой цели он используется;
• где размещаются базы;
• кто имеет доступ к информации;
• оформлены ли отношения с подрядчиком;
• отражена ли передача в документах сайта.

Некоторые скрипты загружаются сразу после открытия страницы, еще до заполнения формы. Поэтому анализировать нужно не только данные, которые человек вводит вручную, но и техническую информацию, собираемую автоматически.

Контент и права на материалы

На сайте могут использоваться фотографии, тексты, видео, шрифты, музыка, элементы дизайна и программный код. Для каждого материала желательно иметь подтверждение права использования.

Если фотографии получены от подрядчика, нужно проверить договор и условия передачи прав. При покупке изображений в фотобанке сохраняют лицензию и документы об оплате. Для материалов сотрудников проверяют служебные задания и должностные обязанности.

Особое внимание требуется пользовательскому контенту. Если посетители публикуют отзывы, комментарии или фотографии, в правилах сайта следует определить порядок размещения и удаления материалов. Также нужен понятный механизм направления жалоб.

Нельзя считать любой контент из открытого доступа свободным для использования. Отсутствие подписи автора или водяного знака не означает, что материал можно копировать без разрешения.

Реклама и рассылки

Формы подписки, рекламные письма и сообщения в мессенджерах проверяются отдельно. Согласие на обработку персональных данных не всегда охватывает получение рекламы. Для рекламных коммуникаций требуется понятное и добровольное подтверждение.

Пользователь должен иметь возможность отказаться от рассылки. Ссылка для отписки должна работать, а запрос на прекращение сообщений — обрабатываться без необоснованной задержки.

Также проверяются рекламные обещания на сайте. Формулировки о гарантированном результате, лучших условиях или исключительных свойствах должны иметь подтверждение. Особенно внимательно оцениваются заявления о скидках, сроках акции и первоначальной цене.

Технические ошибки, влияющие на документы

Даже правильно подготовленные тексты могут оказаться недоступными из-за технической ошибки. Ссылка на политику может вести на страницу 404, документ — открываться только с компьютера, а чекбокс — исчезать в мобильной версии.

Во время аудита нужно проверить:

• работу всех юридических ссылок;
• отображение документов на разных устройствах;
• корректность форм после обновлений;
• защищенное соединение;
• отсутствие открытых служебных файлов;
• доступность старых версий документов;
• корректность уведомлений об успешной отправке.

Полезно проверить, сохраняется ли факт получения согласия. Компания должна понимать, когда пользователь поставил отметку, какую редакцию документа он принял и через какую форму отправил данные.

Что делать по результатам аудита

По итогам проверки составляется перечень несоответствий с указанием приоритета. Сначала устраняют нарушения, которые могут привести к утечке данных, блокировке ресурса, претензиям покупателей или невозможности подтвердить согласие пользователя.

Не стоит ограничиваться редактированием документов. Иногда требуется изменить поля формы, отключить ненужный сервис, пересмотреть доступ сотрудников или заключить дополнительное соглашение с подрядчиком.

После исправлений сайт нужно проверить повторно. Желательно пройти все пользовательские сценарии и убедиться, что новая версия документов опубликована, ссылки работают, а формы соответствуют заявленным целям.

Правовой аудит эффективен, когда проводится регулярно. Его стоит повторять после смены юридического лица, запуска новых услуг, подключения оплаты, изменения CRM, добавления рекламных инструментов или переработки сайта. Это позволяет поддерживать документы и фактические процессы в одном состоянии

При подготовке статьи частично использованы материалы с сайта web2b.law - регулярный правовой аудит сайта

Дата публикации: 29 мая 2022 года

Теги: правовой аудит сайта, аудит сайта